Le travail à distance et à domicile est une tendance croissante, initiée bien avant l’émergence du Coronavirus. Souvent, un ordinateur et une connexion Internet suffisent pour travailler en dehors du lieu de travail.
De nombreuses entreprises ont d’ailleurs remarqué que les employés apprécient de ne pas toujours avoir à se déplacer au bureau. L’activité professionnelle est davantage devenue l’exécution de tâches ou l’atteinte d’objectifs plutôt qu’une présence sur une durée déterminée à un endroit précis, le bureau. Par conséquent, le contrôle (ou reporting) ne s’effectue plus de la même manière : on mesure les performances sur les tâches et objectifs accomplis (KPI) et non sur le temps de présence mesuré par la timbreuse. Cette manière de travailler (mode projet) offre de nouveaux avantages pour les salariés et pour les entreprises.
Parmi les avantages du télétravail, les points suivants sont souvent cités:
- La productivité des employés augmente grâce à une diminution des distractions au travail.
- La suppression des déplacements crée un meilleur équilibre entre le temps de travail et le temps de loisir et donc une plus grande satisfaction des salariés.
- Une plus grande flexibilité dans la planification du temps est plus favorable à la famille.
- La réduction du trafic permet de préserver l'environnement.
- Les entreprises réduisent leurs coûts (infrastructures de bureau, réduction du nombre de places de travail et de parking pour les employés).
- Un nombre croissant de sociétés ont compris ces avantages et mettent des solutions en place. Par exemple, le développeur de logiciels Atlassian emploie déjà près de 8 % de ses employés en télétravail.
Conditions de réussite du travail à distance
Quelles sont les conditions préalables à la réussite du télétravail ? Les entreprises qui ne requirent aucune installation de production (industrie manufacturière) ou une présence en un lieu précis (construction, restauration) peuvent facilement mettre en place du télétravail. Cela requiert toutefois de disposer des bons outils pour un travail à distance efficace.
Accès à l'information
Pour que les employés puissent travailler efficacement, mais aussi de manière relativement indépendante du reste de l'équipe en termes de lieu et de temps, ils doivent avoir accès à toutes les informations – à tout moment. Il doit y avoir un transfert efficace de connaissances entre les employés au sein de l'entreprise ou des équipes, tout comme ce serait le cas au bureau.
Un intranet basé sur la solution Confluence d’Atlassian, tel que la solution intranet Linchpin, est une solution idéale qui permet aux employés d’avoir accès à toutes les informations relatives à l'entreprise. Qu'il s'agisse des actualités, des directives et des modèles de documents ou des informations sur les projets en cours, toutes les données actualisées sont à portée de clic.
Grâce à un système de classement structuré dans Confluence et à la fonctionnalité d'édition collaborative, plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler, de manière décentralisée, ensemble sur des documents, eux centralisés dans Confluence, tout en gardant une vue d'ensemble des projets communs.
Répartition des tâches
La répartition claire des tâches est essentielle pour le travail à distance. À petite échelle, chacun devient son propre patron. L’important est de se coordonner avec ses collègues afin que les activités individuelles s’intègrent parfaitement au projet.
En outre, en raison de la séparation spatiale, il est nécessaire de pouvoir suivre dans l'équipe quel employé travaille sur quoi afin d'éviter les conflits et les doubles emplois. Jira d’Atlassian est l'outil idéal pour répondre à ces exigences. Le travail est planifié en équipe et des tâches individuelles sont assignées aux employés. Grâce à des flux de travail définis, chaque membre de l'équipe peut voir à tout moment qui travaille sur quelle tâche et sa progression. La coordination est automatisée (au sein de rapports en temps réel) et ne requiert pas l’attention d’un manager, qui peut se focaliser sur d’autres tâches à valeur ajoutée.
Contrepartie du télétravail
Toute personne ayant expérimenté le sentiment d'unité au sein d'une équipe le regrettera dans le travail à distance. Parfois, un sentiment d'isolement s'installe parmi les employés. D'une part, l'échange professionnel dans les chats ou les réunions en ligne est moins prononcé, et d'autre part, l'échange privé entre employés disparaît presque complètement dans le travail à distance.
Les relations interpersonnelles entre les employés sont un facteur de réussite important dans l'entreprise, car elles garantissent que les employés se sentent valorisés et intégrés.
Certaines entreprises utilisent désormais des outils en ligne tels que le Slack App Donut pour encourager les conversations personnelles entre les employés. L'application organise des pauses café virtuelles pour les employés - sous forme de réunions vidéo dans un outil de réunion en ligne. Les pauses-café sont destinées à favoriser les échanges entre les travailleurs à distance.
Pour une communication circonstanciée, en lien avec les projets, il est important de localiser les échanges aussi proches du contenu que possible. Pour cela, Confluence a une fonction « commentaire » sur chaque contenu. De cette manière, les échanges sont directement liés au contenu et la traçabilité des échanges est assurée. Enfin, Confluence intègre différentes possibilités de chat, comme le microblog de linchpin.
Introduction rapide au télétravail: Atlassian Cloud
Dans le Cloud d’Atlassian, des outils tels que Jira et Confluence peuvent être utilisés avec un abonnement mensuel en quelques clics seulement. L'exploitation, le stockage des données et les mises à jour sont assurés directement par l’éditeur. Le logiciel peut être testé gratuitement pendant sept jours.
Avec le Cloud d’Atlassian, bitvoodoo offre aux équipes de plus en plus petites une solution simple et économique pour entrer rapidement dans le monde du télétravail. Les coûts dépendent du nombre d'utilisateurs et sont calculés individuellement.
Lorsque vous commandez un Cloud (Jira ou Confluence) pour 15 utilisateurs ou plus, nous vous offrons une heure de conseil. Nous vous conseillons également sur la conception et la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins. En quelques jours, une solution simple et efficace peut être opérationnelle, également disponible sur vos serveurs ou ceux de bitvoodoo à Zürich.
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