L'onboarding simplifié avec Trello

Au cours des derniers mois, vous vous êtes efforcé de trouver des candidats adéquats pour un poste vacant dans votre entreprise, en examinant d'innombrables CV et en interviewant des candidats potentiels. Après de nombreuses heures, vous avez enfin trouvé la bonne personne et son premier jour de travail est déjà sur le point de commencer. Mais il reste une question importante: Avez-vous pris les mesures nécessaires pour vous assurer que le nouveau collaborateur bénéficie d'une introduction positive et cohérente dans votre entreprise? Le premier jour chez un nouvel employeur est un défi pour tous: des visages inconnus, un nouvel environnement de travail et une nouvelle culture d'entreprise - autant d'éléments avec lesquels il faut se familiariser. À cela s'ajoute le fait que, depuis la pandémie, de nombreuses entreprises travaillent à distance ou de manière hybride. Cela renforce la nécessité d'accompagner les nouveaux employés de manière encore plus intensive au cours de leurs premières semaines de travail et de leur accorder plus d'attention.

Chez bitvoodoo, nous n'avons pas attendu le COVID pour travailler de manière flexible et proposons à nos collaborateurs, depuis un certain temps déjà, un "home-office" partiel. Après un accueil chaleureux, nous souhaitons offrir à nos nouveaux membres d'équipe une expérience d'onboarding agréable. Pour cela, nous utilisons les outils d'Atlassian. Pour permettre au nouveau collaborateur de s'intégrer rapidement et en douceur dans son nouvel environnement de travail, bitvoodoo a mis en place un processus d'onboarding, et vous l'avez deviné: Trello y joue un grand rôle.

…Trello?🤔

Trello est un outil de gestion de projets et de tâches basé sur le web, très populaire dans le monde entier, qui permet de représenter visuellement et de suivre les tâches et les processus. Il a été développé par l'entreprise Fog Creek Software et racheté par Atlassian en 2017. L'acquisition de Trello par Atlassian a permis de l’intégrer dans leur gamme de produits existante et de l'utiliser en combinaison avec d'autres outils Atlassian. Trello offre ainsi aux entreprises une possibilité élargie d'optimiser leurs processus de gestion de projet et d'améliorer la collaboration au sein de l'entreprise. Trello utilise un système Kanban dans lequel les tâches individuelles sont représentées sur des cartes organisées en colonnes qui reflètent l'avancement de la tâche (par exemple "A faire", "En cours", "Terminé"). Ces colonnes peuvent être nommées et adaptées selon les besoins. Les fiches contiennent des informations détaillées sur la tâche, telles que les affectations, les dates d'échéance, les notes et les fichiers joints. Une autre fonctionnalité importante de Trello est la possibilité de créer plusieurs tableaux pour différents projets ou équipes et de faciliter la collaboration avec d'autres utilisateurs:trices. Chaque utilisateur peut créer ses propres tableaux, y attribuer des tâches, laisser des commentaires et partager des fichiers avec d'autres utilisateurs. Trello offre également la possibilité de créer des notifications afin que les utilisateurs soient informés des changements ou des progrès importants.

Une communication insuffisante des attentes et des responsabilités, ainsi qu'une mise en place non optimale de nos systèmes, ont parfois entraîné des problèmes lors de l'intégration de nouveaux collaborateurs. Cela était en partie dû au fait que nous n'avions pas mis en place un processus d'intégration uniforme. Il était temps d'améliorer cette situation et de choisir un outil approprié. Nous avions les objectifs suivants en tête:

L'outil devait être...

• être facile à mettre en place et intuitif.
• Encourager l'interaction entre les collaborateurs et ne pas se contenter d'une simple liste de contrôle à compléter.
• être facilement adaptable aux besoins individuels.

Les fonctionnalités de visualisation étonnantes de Trello permettent aux nouveaux collaborateurs d'identifier et d'assimiler facilement les informations contenues dans l'application. Elle est à la fois intuitive et interactive, standardisable et facilement personnalisable.

Notre configuration

Voici un aperçu de notre configuration Trello:

Regardons de plus près ces colonnes.

Before first day: L'équipe bitvoodoo se prépare à accueillir le nouveau membre de l'équipe. Cette colonne énumère toutes les tâches qui doivent être effectuées par l'équipe existante avant le début officiel du travail du nouveau collaborateur.

Introduction with your buddy: Chaque nouveau membre de l'équipe reçoit un buddy, qui est la personne de contact pour toutes les questions. Ces tâches sont effectuées en commun. Avec le système de buddy, nous voulons encourager le nouveau membre de l'équipe à ne pas retenir de questions ouvertes et à se familiariser ainsi beaucoup plus rapidement.

To be planned by you: Cette liste contient les premières tâches que le nouveau membre de l'équipe doit accomplir seul. Chaque tâche est décrite en détail dans la description, afin que la procédure soit bien comprise et puisse être mise en œuvre de manière autonome.

On First Day- First Week: Cette liste contient des tâches plus exigeantes, mais qui peuvent être facilement maîtrisées au cours de la première semaine. Nous avons un jeu de cartes standard qui est attribué à tous les nouveaux collaborateurs. Chaque chef d'équipe ajoute également des cartes supplémentaires spécifiques au rôle à pourvoir.

On First Day- First Month: Le principe est le même que dans la liste "On First Day- First Week". Les tâches sont ici conçues pour le premier mois.

Who do I talk to: Si le nouveau membre de l'équipe est confronté à un défi ou a besoin de quelque chose dans un domaine particulier, il peut jeter un coup d'œil à cette liste et y trouver le bon interlocuteur.

I've done this: Lorsque l'employé a terminé une tâche, la carte est déplacée vers cette liste. Done .

Un processus d'onboarding solide offre de nombreux avantages

Nous avons remarqué qu'un processus d'onboarding solide, associé au bon outil d'onboarding, ne présente que des avantages. En voici quelques-uns:

• moins de paperasserie encombrante
  
• une intégration plus facile d'un nouveau professionnel et un développement plus rapide de son potentiel personnel
• moins de travail pour le service des ressources humaines
• expérience uniforme pour tous les nouveaux membres de l'équipe
• Les informations importantes et les outils nécessaires sont mis à la disposition de tous.
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Il peut également contribuer à réduire le temps et les coûts consacrés à la formation et à l'intégration des nouveaux collaborateurs. Il augmente également la fidélisation et la satisfaction des employés, ce qui peut réduire le taux de rotation du personnel. En outre, un bon programme d'intégration augmente la productivité du nouveau professionnel, ce qui améliore les résultats de l'entreprise. Il peut également contribuer à renforcer positivement la marque et l'image de l'entreprise.

Résumé

Comme nous l'avons déjà mentionné au début, la première impression peut poser les bases d'une relation de travail durable. Il est donc facile de comprendre pourquoi l'onboarding des collaborateurs/trices est un sujet si important pour bitvoodoo. C'est l'une des premières expériences qu'un nouveau collaborateur fait dans notre entreprise et elle donne le ton pour le reste du voyage bitvoodoo. 

La manière dont une entreprise conçoit et gère l'onboarding peut faire la différence entre le succès et l'échec à long terme - il faut prendre le temps d'élaborer un processus bien structuré pour l'intégration des nouveaux collaborateurs. L'outil de gestion de projet Trello permet de rationaliser le processus et de le rendre plus efficace.

Si nous vous accueillons chez bitvoodoo en tant que nouveau membre de l'équipe, vous pouvez être sûr que votre processus d'intégration n'a jamais été aussi simple grâce à Trello.

Nous aimerions mentionner également ici que bitvoodoo recherche de nouveaux talents 😄🎉