Onboarding einfach gemacht mit Trello

Sie haben sich in den vergangenen Monaten darum bemüht, passende Bewerber:innen für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen zu finden, indem Sie unzählige Lebensläufe geprüft und potenzielle Kandidat:innen interviewt haben. Nach vielen Stunden haben Sie endlich die richtige Person gefunden, und ihr erster Arbeitstag steht schon vor der Tür. Doch eine wichtige Frage bleibt: Haben Sie die notwendigen Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass die neue Fachkraft eine positive und konsistente Einführung in Ihr Unternehmen erhält? Der erste Tag bei einem neuen Arbeitgeber ist für alle eine Herausforderung: unbekannte Gesichter, eine neue Arbeitsumgebung und eine neue Unternehmenskultur - vieles, mit dem es sich vertraut zu machen gilt. Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen seit der Pandemie remote oder hybrid gearbeitet wird. Dies wiederum verstärkt die Notwendigkeit, neuen Mitarbeiter:innen in den ersten Wochen ihrer Tätigkeit noch intensiver zu betreuen und ihnen mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

Wir bei bitvoodoo arbeiten nicht erst seit Corona flexibel und bieten unseren Mitarbeitenden schon seit geraumer Zeit partielles «Home-Office» an. Nach einem herzlichen Willkommen möchten wir unseren neuen Teammitgliedern ein angenehmes Onboarding-Erlebnis bieten. Dabei setzen wir auf Tools von Atlassian. Um dem neuen Mitarbeitenden eine schnelle und reibungslose Integration in das neue Arbeitsumfeld zu ermöglichen, hat bitvoodoo einen Onboarding-Prozess aufgesetzt, und Sie haben es richtig erraten: Trello spielt dabei eine grosse Rolle.

…Trello?🤔

Trello ist ein weltweit beliebtes, webbasiertes Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungstool, mit dem Aufgaben und Prozesse visuell dargestellt und verfolgt werden können. Es wurde von der Firma Fog Creek Software entwickelt und 2017 von Atlassian übernommen. Die Übernahme von Trello durch Atlassian ermöglichte es, Trello in die bestehende Produktpalette von Atlassian zu integrieren und es in Kombination mit anderen Atlassian-Tools zu verwenden. Somit bietet Trello Unternehmen eine erweiterte Möglichkeit ihre Projektmanagementprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Trello nutzt ein Kanban-System, bei dem einzelne Aufgaben auf Karten dargestellt werden, die in Spalten organisiert sind, welche den Fortschritt der Aufgabe widerspiegeln (z.B. "To Do", "In Progress", "Completed"). Diese Spalten können nach Bedarf benannt und angepasst werden. Die Karten enthalten detaillierte Informationen zur Aufgabe, wie z.B. Zuweisungen, Fälligkeitsdaten, Notizen und angehängte Dateien. Ein weiteres wichtiges Feature von Trello ist die Möglichkeit, mehrere Boards für verschiedene Projekte oder Teams zu erstellen und die Zusammenarbeit mit anderen Benutzer:innen zu erleichtern. Jeder Benutzer:in kann eigene Boards erstellen, innerhalb des Boards Aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und Dateien mit anderen Nutzer:innen teilen. Trello bietet auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erstellen, damit die User:innen über wichtige Änderungen oder Fortschritte auf dem Laufenden bleiben.

Mangelhafte Kommunikation von Erwartungen und Verantwortlichkeiten sowie eine suboptimale Einrichtung unserer Systeme führten in der Vergangenheit in einigen Fällen zu Problemen beim Einstieg neuer Mitarbeitender. Dies war teilweise darauf zurückzuführen, dass wir keinen einheitlichen Onboarding-Prozess aufgesetzt hatten. Nun war es an der Zeit, dies zu verbessern und ein passendes Tool auszuwählen. Dabei hatten wir folgende Ziele vor Augen:

Das Tool sollte...

• einfach einzurichten und intuitiv sein.
• zur Interaktion zwischen den Mitarbeiter:innen anregen und nicht nur eine Checkliste sein, die alleine abgearbeitet wird.
• leicht an individuelle Bedürfnisse anpassbar sein.

Trellos erstaunliche Visualisierung-Features ermöglichen es den neuen Mitarbeitenden, die Informationen in der Anwendung leicht zu erkennen und zu verarbeiten. Es ist sowohl intuitiv als auch interaktiv, standardisierbar als auch leicht individualisierbar.

Unser Setup

Hier ein Einblick in unser Trello Setup:

Schauen wir uns diese Spalten genauer an.

Before first day: Das bitvoodoo Team bereitet sich auf das neue Teammitglied vor. Diese Spalte listet alle Aufgaben auf, die vom bestehenden Team vor dem offiziellen Arbeitsanfang des neuen Mitarbeitenden zu erledigen sind.

Introduction with your buddy: Jedes neue Teammitglied bekommt einen Buddy, dieser ist die Ansprechperson in allen Belangen. Diese Tasks werden gemeinsam erledigt. Mit dem Buddy-System wollen wir das neue Teammitglied ermutigen keine offenen Fragen zurückzuhalten und sich so viel schneller einzuarbeiten.

To be planned by you: Diese Liste beinhaltet die ersten Tasks, die vom neuen Teammitglied allein zu erledigen sind. Jede Aufgabe wird in der Description detailliert beschrieben, damit das Vorgehen gut verständlich und selbständig umsetzbar ist.

On First Day- First Week: Diese Liste enthält anspruchsvollere Aufgaben, welche aber im Verlauf der ersten Woche gut zu meistern sind. Wir haben einen Standardsatz von Karten, die allen neuen Mitarbeiter:innen zugewiesen werden. Jeder Team Lead fügt darüber hinaus noch zusätzliche Karten hinzu, die für die zu besetzende Rolle spezifisch sind.

On First Day- First Month: Hier gilt das gleiche Prinzip wie in der Liste “On First Day- First Week”. Die Aufgaben sind hier auf den ersten Monat ausgelegt.

Who do I talk to?: Sollte das neue Teammitglied vor einer Herausforderung stehen oder etwas aus einem bestimmten Themenbereich benötigen, können sie einen Blick auf diese Liste werfen und finden dort den richtigen Ansprechpartner.

I’ve done this: Wenn der Mitarbeiter:in eine Aufgabe erledigt hat, wird die Karte in diese Liste verschoben. Done .

Ein solider Onboarding-Prozess bietet viele Vorteile

Wir haben bemerkt, dass ein solider Onboarding-Prozess in Kombination mit dem richtigen Onboarding-Tool, nur Vorteile mit sich bringt. Einige davon sind:

• weniger unübersichtlichen Papierkram
  
• einfachere Integration einer neuer Fachkraft und schnelleres Entfalten des persönlichen Potenzials
• weniger Arbeitsaufwand für die Personalabteilung
• Einheitliche Erfahrung für alle neuen Teammitglieder
• Wichtige Informationen und die benötigten Tools werden allen bereitgestellt
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Zudem kann es dazu beitragen, die Zeit und Kosten zu reduzieren, die für die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen aufgewendet werden. Auch erhöht es die Mitarbeiterbindung und die Mitarbeiterzufriedenheit, was wiederum die Fluktuation reduzieren kann. Des Weiteren steigert ein gutes Onboarding-Programm die Produktivität der neuen Fachkraft, was die Geschäftsergebnisse des Unternehmens verbessert. Es kann auch dazu beitragen die Marke und das Image des Unternehmens positiv zu stärken.

Wrap up

Wie bereits zu Beginn erwähnt, kann der erste Eindruck den Grundstein für eine dauerhafte Arbeitsbeziehung legen. Es ist also leicht zu verstehen, warum das Onboarding von Mitarbeiter:innen für bitvoodoo ein so wichtiges Thema ist. Es ist eine der ersten Erfahrungen, die ein neuer Mitarbeiter:in in unserem Unternehmen macht und gibt den Ton für den Rest der bitvoodoo-Reise an.

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen das Onboarding gestaltet und verwaltet, kann langfristig über Erfolg oder Misserfolg entscheiden - man sollte sich die Zeit nehmen, einen gut strukturierten Prozess für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen auszuarbeiten. Mit Hilfe des Projektmanagement-Tools Trello lässt sich der Prozess wesentlich straffer und effizienter gestalten.

Wenn wir Sie bei bitvoodoo als neues Teammitglied begrüssen dürfen, können Sie sicher sein, dass Ihr Onboarding-Prozess mit Hilfe von Trello so einfach wie noch nie sein wird.

An dieser Stelle möchten wir gerne erwähnen, dass bitvoodoo neue Mitarbeiter:innen sucht 😄🎉