Neun Methoden, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern

Ganz egal, ob Sie mit Ihrem Team zusammen in einem Büro arbeiten oder Ihre Mitarbeiter und Sie von zu Hause aus arbeiten - Kommunikation ist der Schlüssel für eine optimale Zusammenarbeit. Eine gute Kommunikation bei der Arbeit zu fördern ist fast immer der erste Schritt, wenn hartnäckige Probleme Sie davon abhalten, aus Gutem etwas Grossartiges zu machen. Eine bessere Kommunikation erhöht das gegenseitige Verständnis, fördert das Vertrauen und ist wesentliche Voraussetzung dafür, ein Ziel zusammen erreichen zu können.

Kommunikation ist dabei natürlich kein Allheilmittel, aber doch eine Wunderwaffe. Aber wie verbessert man die Kommunikation im Team? Und welche Schritte können Sie ganz einfach jetzt gleich umsetzen? Im folgenden Text geht es um...

  • - die Rolle von technischen Hilfsmitteln
  • - Praktiken, die Sie einführen (oder wieder einführen) sollten
- Ansätze für die Kommunikation, die Ihren Mitmenschen dabei helfen, Sie selbst, Ihre Ideen und Botschaften zu verstehen.

1. Verstehen Sie Ihre Kommunikationskanäle

Schauen wir uns mal alle Möglichkeiten zur Kommunikation an, die uns heute zur Verfügung stehen. Chat, E-Mail, persönliche Gespräche, Video... die Liste ist lang. Das Tolle daran ist: Jeder Kanal hat seine Vorteile. Der Nachteil: Nicht jeder versteht es, jeden Kanal bestmöglich zu nutzen. Der Chat zum Beispiel ist ein Segen für die Zusammenarbeit im Team. Es ist ein mächtiger, effektiver und unmittelbarer Kommunikationskanal. Aber es gibt Zeiten, in denen der Chat nicht die beste Möglichkeit ist zu kommunizieren, z.B. wenn ein etwas ungeschickt geschriebener Text missverstanden wird. Ein Chat ist sogar nervig, wenn man zu einer ungünstigen Zeit angeschrieben wird.

Und manchmal ist es schlicht und einfach besser, das direkte Gespräch mit jemandem zu führen. Denn: Eines der besten taktischen Mittel für eine verbesserte Kommunikation am Arbeitsplatz sind persönliche Gespräche. Wenn das aufgrund der geografischen Lage nicht möglich ist, ist ein Video-Chat die Lösung. Für unterschiedliche Situationen sollten verschiedene Kanäle verwendet werden. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und sprechen Sie über die verschiedenen Kanäle, die Sie verwenden wollen. Hier ein guter Ausgangspunkt: Eine Liste (englisch), wie man den richtigen Kanal auswählt und ihn optimal nutzt. Je besser Sie und Ihr Team Ihre Kanäle verstehen, desto besser ist die Gesamtkommunikation.

2. Eine Bedienungsanleitung für mich

Diese Übung ist unser absoluter Favorit und wir können Ihnen diesen Teil aus dem Atlassian Playbook nur wärmstens ans Herz legen. Das «My User Manual» ist im Wesentlichen eine Bedienungsanleitung für... SIE. Es ist eine lustige und informative Übung für Gruppen. Sie hilft, das Eis zu brechen und das ganze Team zu verbinden.

Das Spiel «My User Manual» hilft Ihnen, die Kommunikation mit Ihren Teamkollegen zu verbessern. Wie das? Sie teilen Ihren Kollegen mit, wie sie am besten mit Ihnen zusammenarbeiten können. Das Spiel kann höchst aufschlussreich sein. Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiterin, wenn sie ihre Kopfhörer aufsetzt, gar nicht mürrisch ist, sondern einfach konzentriert arbeiten möchte? Vielleicht ist eine Ihrer Teamkollegen eine extreme Nachteule oder ein Frühaufsteher? Vielleicht geht ein Teammitglied völlig auf in einem ausschweifenden Chat-Thread, währenddem Mitarbeiter XY davon wahnsinnig wird.

Unser Tipp: Versuchen Sie zuerst zu verstehen. Erfahren Sie mehr über Ihre Kollegen, bevor Sie Annahmen treffen. Denn eine bessere Kommunikation entsteht durch Transparenz. Durch die Bereitschaft, mehr über sich selbst zu erzählen und das zu akzeptieren, was andere über sich selbst erzählen, wächst das Verständnis (z.B. für die individuellen Kommunikationsstile) und die Zusammenarbeit verbessert sich.

3. Offene Kommunikation

Viele Ideen für eine verbesserte Kommunikation beruhen auf der Grundlage der Offenheit. Offenheit ist ein Ansatz in der Teamarbeit, der auf einem freien - aber durchdachten - Informationsfluss basiert. Wir glauben, dass alle Teams Erstaunliches leisten können, wenn sie die Teamarbeit mit einfühlsamer Transparenz und offenen Praktiken angehen. Transparentes Arbeiten ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und erhöht die Fähigkeit eines Unternehmens, sich anzupassen, innovativ zu bleiben und zu wachsen. Gleichzeitig wächst das Engagement der Mitarbeiter.

Ein offenes Arbeitsumfeld erfordert jedoch eine gewisse Anstrengung und auch Mut und Verletzbarkeit. Dies vor allem dann, wenn Kommunikation auf Augenhöhe nicht möglich ist, sondern das Arbeitsverhältnis von Spannungen geprägt ist. Gerade wenn die Kommunikation am schwierigsten ist, sind Kommunikationspraktiken und -philosophien wie ein Licht am Ende des Tunnels. Anstatt sich in getrennte Ecken zurückzuziehen, sollten Sie sich in die Situation des anderen hineinversetzen und versuchen, die Dinge mit Hilfe von gezielten Ideen zu lösen.

Selbst wenn diese Ideen bei Ihnen Anklang finden, zögern Sie vielleicht immer noch und wissen nicht, wie Sie anfangen sollen. Wie setze ich mich für offenes Denken, Arbeiten und Sein ein? Das ist keine einfache Sache, und wir verstehen Sie gut. Bevor man beginnt, gibt es einiges zu überdenken. Wir haben für Sie Beispiele für eine offene Kommunikation in der Praxiszusammengetragen.

4. Versuchen Sie zu verstehen

Was hemmt die Kommunikation? Annahmen. Wenn Sie meinen, genau zu wissen, was jemand gemeint hat, ohne sie oder ihn konkret zu fragen, dann sehen Sie nur Ihren eigenen Standpunkt. Wir bei Atlassian sind stolz auf unsere fünf Kernwerte und dazu zählt auch ein "inoffizieller" sechster Wert: Versuche zuerst zu VERSTEHEN. Das ist leichter gesagt als getan. Aber einen Versuch ist es wert!

  • Stellen Sie offene Fragen: Sie werden Ihnen helfen, Ihr Gegenüber besser zu verstehen.

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  • Vergewissern Sie sich, dass Ihnen alle Informationen vorliegen: Das ist wichtig, bevor Sie Feedback geben, Ihre Meinung sagen oder Empfehlungen aussprechen.

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  • Gehen Sie von einer positiven Absicht aus: Das bewahrt Sie vor negativen Gefühlen, die Sie aus der Defensive heraus entwickeln können.

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Und nochmal: es ist alles eine Sache der Übung. Aber sie wird Ihre Einstellung für eine bessere Kommunikation grundlegend verändern.

5. Aktives Zuhören

Die Sache ist die: Wir alle können diesen Rat gut gebrauchen, und zwar in unserem beruflichen wie privaten Leben. Die traurige Realität ist, dass die Menschen die Kraft des Zuhörens nicht genug schätzen. Wir verbringen viel Zeit damit, bessere Gesprächspartner zu sein - was (für die meisten Menschen) normalerweise bedeutet, besser und überzeugender zu sprechen. Aber arbeiten Sie auch an Ihrer Fähigkeit zuzuhören. Beobachten Sie sich selbst: Schauen Sie Ihr Gegenüber wirklich an, wenn es mit Ihnen spricht? Oder schweift Ihr Blick immer wieder zum Bildschirm oder Handy?

Eine verbesserte Kommunikation am Arbeitsplatz beginnt mit besserem Zuhören - bei all Ihren Interaktionen. Üben Sie vor allem, wenn Sie in einem dezentralisierten Team arbeiten und mit einem entfernten Teamkollegen kommunizieren. Dann sollten Sie erst recht darauf achten, fokussiert zu bleiben und wirklich zuzuhören (Achtung: bei Video-Konferenzen bleiben Ihre Multitasking-Skills nicht verborgen!)

Da eine verbesserte Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg ist, kann aktives Zuhören viele Ihrer Probleme lösen. Die Vorteile dieses einfachen, aber doch herausfordernden Aspekts der verbesserten Kommunikation können nicht genug betont werden. Und das Beste: Sie können direkt damit loslegen!
Haben Sie das verstanden - oder haben Sie gerade an etwas anderes gedacht?

6. Schwerpunkt auf Feedback

Eine Diskussion über die Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz wäre nicht komplett ohne das Thema „Feedback“. 

Wie bekommt man Feedback? Wie kann man Feedback geben? Wir haben viele Anleitungen und Diskussionen über Feedback, einschließlich praktischer Übungen, um Feedback zu erhalten, aber auch, wie man besseres Feedback geben kann.

Aber wie wichtig ist Rückmeldung überhaupt? Mit einem Wort: sehr. Denn so wie Zuhören zu einem besseren Verständnis in der zwischenmenschlichen Kommunikation führt, so ist das Feedback in der Zusammenarbeit mit Teamkollegen von zentraler Bedeutung. Aber natürlich sollten alle darauf achten, wie Kritik geäussert wird, vor allem, wenn diese negativ ausfällt und vielleicht auch als Angriff wahrgenommen werden könnte.

Feedback kann in den verschiedensten Kommunikationskanälen gegeben werden. Je nach Kanal sollten Sie unbedingt darauf achten, wie Sie Ihre Rückmeldung formulieren. Schreiben Sie einen Kommentar auf einer Seite, die für alle sichtbar ist , dann seien Sie bitte taktvoll. Das Gleiche gilt auch für Rückmeldungen in einem offenen Slack-Channel oder in einem grösseren E-Mail-Verteiler.  Wenn Sie wissen, dass weitere Personen das Feedback sehen, sollten Ihre Worte für niemanden peinlich sein. Gehen Sie hier immer auf Nummer sicher. Das bedeutet nicht, dass man weniger explizit oder offen sein darf. Sie sollten sich aber stets bewusst sein, wie und wo Sie sich äussern.

Gutes Feedback macht die Arbeit besser, und aufrichtiges Feedback sollte auch aufrichtig empfangen werden. Die Rückmeldung sollte sich auf die Arbeit und nicht auf die Person konzentrieren und vor allem Vorschläge und Alternativen anbieten. Und das ist nun der schwierigste Teil. Warum? Es ist sehr einfach zu sagen: „Das gefällt mir nicht“ (was im Grunde niemandem weiterhilft). Dagegen stellt ein konstruktiver Verbesserungsvorschlag eine echte Herausforderung dar: "Ich glaube nicht, dass dieser Teil zielführend ist. Vielleicht versuchen wir stattdessen das hier?“ (und dann dürfen Sie gerne alternative Vorschläge unterbreiten).

Konstruktives Feedback ist Gold wert

Es gibt auch Feedback-Situationen, bei denen Sie wahrscheinlich unsicher sind, weil sich die Kritik nach oben richtet. Lesen Sie hier, wie Sie Ihrem Vorgesetzten richtig Feedback geben können.
Feedback ist eine wichtige Währung in unser aller Arbeitsleben und Sie sollten an der Art und Weise arbeiten, wie Sie Kritik äussern und auch aufnehmen. Sie sollten auch lernen, wie Sie sich in Feedbackschleifen einbringen. Das alles wird zweifellos Ihre gesamte Kommunikation positiv beeinflussen.

7. Schauen Sie sich Ihre Meetings gut und ganz genau an

Hatten Sie schon einmal eine Besprechung, um ein andere Besprechung zu besprechen? Oder ein Meeting, um alles auf einer bestimmten Seite durchzugehen, Schritt für Schritt, als ob Sie die Seite nicht einfach selbst lesen könnten? Natürlich haben Sie das. Wir alle haben das schon erlebt. Und viele andere langweilige, sinnlose Besprechungen auch. Es gibt so viele verschiedene Arten von Besprechungen. Sicher, einige sind sehr wichtig. Aber viele sind es eben nicht.

Wenn Sie Ihre Kommunikation schnell und einfach verbessern wollen, schauen Sie sich Ihren Kalender an und reduzieren Sie konsequent die Anzahl der Meetings. Nennen Sie es "Frühjahrs-Sitzungsputz" - es ist das perfekte Timing. Entfernen Sie Besprechungen, die lediglich Status-Updates sind. Lehnen Sie Besprechungen ab, die für Sie nicht relevant sind. Machen Sie keine Sitzungen um ihrer selbst willen, wenn Sie in dieser Zeit wichtigere Arbeit erledigen könnten.

Die Zeit für Besprechungen ist kostbar. Wenn Sie dabei ertappen, wie Sie in einer Besprechung unkonzentriert oder gelangweilt sitzen, oder darüber nachdenken, wie Sie Ihre Zeit besser verbringen könnten, dann verschwenden Sie Ihre Zeit. Noch schlimmer: das wirkt sich negativ auf Ihre Kommunikation aus. Denn die Zeit des gesamten Teams und die zu besprechenden Punkte verlieren an Gewicht. Sorgen Sie dafür, dass Besprechungen die Ausrichtung, Motivation und Kreativität in Ihrem Team fördern. Je gesünder die Organisation, desto weniger unnötige Sitzungen.

Arbeiten Sie an Ihren Gewohnheiten

  • - Legen Sie eine Tagesordnung für jede Sitzung an und kommunizieren Sie diese vorab.

  • - Lassen Sie die Leute entscheiden, ob sie teilnehmen möchten

  • - Legen Sie die Dauer der Sitzung sorgfältig fest und halten Sie sich daran.

  • - Vermeiden Sie zeitraubende Praktiken wie grosse Vorstellungsrunden. Es sei denn, sie sind unerlässlich.

  • - Bitten Sie die Teilnehmer, sich zu konzentrieren, Laptops zu schließen und das Telefon wegzulegen. Wir alle kennen den Unterschied zwischen der Überprüfung von dringenden Angelegenheiten und abgelenktem Verhalten.

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Denken Sie daran: Meetings sind für eine bessere Kommunikation essentiell. Abgesehen von Gesprächen im Büro und im internen Chat sind Besprechungen die wichtigste Art und Weise, wie wir tatsächlich kommunizieren. Mit anderen Worten: Besprechungen sind eine ständige und beständige Gelegenheit, eine bessere Kommunikation zu praktizieren.

8. 1-zu-1 Sitzung

In einem ersten Schritt ging es darum, die Gewohnheiten rund um Meetings und die Angewohnheiten, die sich dabei etabliert haben, zu verändern und anzupassen. Dann sollte der zweite Schritt sein, das 1-on-1-Meeting zu etablieren.

1-on-1-Meetings sind besonders wichtig für Manager und Führungskräfte. Sie fördern eine offene und konsistente Kommunikation mit jedem einzelnen Teammitglied - jeder fühlt sich so gehört und verstanden. Auch bietet ein Vier-Augen-Gespräch den Rahmen, Themen anzusprechen, für die es sonst vielleicht keine andere Möglichkeit gibt. Diese Treffen sind vertrauensbildend und fördern ganz natürlich eine offenere und umfassendere Kommunikation.

Etablieren Sie Ihre 1-on-1-Meetings sorgfältig. Planen Sie in Abständen, die für beide Gesprächspartner funktionieren (wöchentlich, zweiwöchentlich) und richten Sie die Dauer des Meetings passend für beide Kalender ein (30 Minuten bis zu einer Stunde). Es ist wichtig, dass Sie von Zeit zu Zeit klären, ob der gewählte Modus immer noch funktioniert oder gegebenenfalls angepasst werden muss.

Einen Termin abzusagen oder neu zu vereinbaren ist kein Drama, wenn beide Seiten einverstanden sind. Die Vier-Augen-Gespräche sind im Idealfall keine reinen Status-Updates. Aber seien Sie flexibel. Wenn Fragen zum Projektstatus im Vordergrund stehen und diese zur Klärung mehr Zeit beanspruchen, dann nehmen Sie sich die Zeit. Auf der anderen Seite sollten Dinge, die zu einem anderen Zeitpunkt besprochen werden können, nicht allzu viel Raum einnehmen. Nutzen Sie die Zeit, die Sie mit diesem einen Kollegen haben. Setzen Sie sich zusammen und lernen Sie gemeinsam, besser miteinander zu kommunizieren. Schlussendlich werden Sie dadurch auch besser zusammenarbeiten.

9. Bitte fragen

Wenn wir schon beim Feedback sind: Auch Unternehmen sollten offen sein für Gedanken, Ideen oder Kritik. Organisationen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeiten geben, Bedenken, Ängste und brennende Fragen zu äußern - bei Bedarf auch anonym - schaffen eine vertrauensvollere und stärkere Unternehmenskultur. Denken Sie an All-Hand-Treffen oder das, was wir bei Atlassian „Town Hall“ nennen. Diese Foren geben den Mitarbeitern Gelegenheit für Fragen und Antworten und AMAs (ask-me-anything). Erwägen Sie einen offenen Slack-Kanal oder einen anderen Kanal für die Platzierung von Fragen. Und auch hier gilt: Ermöglichen Sie eine anonyme Einreichung der Fragen. So zögern Ihre Mitarbeiter weniger, sind ehrlicher und müssen keine Konsequenzen befürchten.

Die Bereitstellung von verschiedenen Kanälen für mehr Offenheit, Klarheit und Kollegialität ist ein wesentliches Element des offenen Arbeitens. Sie hilft den Mitarbeitenden dabei, sich wohl zu fühlen und sich voll und ganz in die Arbeit einzubringen. Und das wollen Sie. Sie wollen, dass Ihre Teamkollegen sie selbst sind. Denn nur so kommen ihr Talent und ihre Leidenschaft hervor. Und dazu gehört auch, offener zu kommunizieren und sich weniger um die richtige Politik im Büro zu sorgen.

An dieser Stelle kommen wir zu einem kleinen Paradoxon. Es ist einfacher, als es sich anhört, aber Sie übernehmen die Verantwortung. Wenn Sie die Kommunikation verbessern wollen, müssen SIE kommunizieren. Störungen im System bedeuten oft, dass die Leute nicht kommunizieren. Sie entscheiden sich zu schweigen. Wenn Sie Gelegenheiten für eine offene Kommunikation schaffen, erhöhen Sie die Chancen, dass Themen zur Sprache kommen und nicht weiter still im Raum stehen bleiben. Und das ist Ihr Ziel als Manager und Führungskraft. Denn ansonsten wissen Sie nicht, was in Ihrem Team läuft. Und wir wissen, dass Sie das nicht wollen.

Ein letzter Punkt: In der Praxis müssen die Chancen auch genutzt werden. Es ist eine Sache, verschiedenen Angebote zu offerieren. Es ist aber eine andere, diese Angebote auch anzunehmen. Fördern Sie die Möglichkeiten, mit Ihrem Team in Kontakt zu treten. Verbessern Sie die Kommunikation durch eine eigene aktive Kommunikation. Befinden Sie sich mit Ihrem Team und Ihrer Organisation aktuell in einem Zustand der Nicht-Kommunikation? Dann fangen SIE an, dies zu ändern. Beginnen Sie selbst mit aktiver, guter Kommunikation und Sie werden sehen, dass diese sich etablieren wird.

Für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz muss die Bereitschaft vorhanden sein, Dinge zu verändern und zu verbessern. Einfach „passieren“ wird es nicht. Bessere Kommunikation bedeutet Anstrengung, denn sie erfordert das Einverständnis und das Handeln aller. Aber wenn ernsthaft und mit der richtigen Einstellung daran gearbeitet wird, wird sie zum Ziel führen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Führen Sie Gespräche und belohnen Sie den Mut. Üben Sie diese Methoden, inspirieren Sie andere, diese Methoden selbst auszuprobieren, und belohnen Sie die Mühe. Denn diese strategischen Vorschläge funktionieren.

Sie werden von den Ergebnissen begeistert sein!

Dieser Gastbeitrag wurde aus dem Englischen übersetzt. Das Original von Jamey Austin (Atlassian) finden Sie hier.